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Vorsortierte Briefe warten auf ihren Versand

Serienbriefe: Postleitzahlen richtig formatieren

Montag, 15. November 2010 11:49 Uhr

Viele PC-Benutzer verwalten mit der Tabellenkalkulation Excel ihre Adresslisten. In Kombination mit der Textverarbeitung Word lassen sich schnell Serienbriefe erstellen. Nur bei Postleitzahlen mit einer null am Anfang wird es knifflig.

Wenn die Postleitzahl mit 0 beginnt

Die nötigen Daten für einen Serienbrief sind auf Knopfdruck aus Excel exportiert. Bei Postleitzahlen, die mit der Ziffer Null beginnen, kommt es allerdings mitunter zu Schwierigkeiten: Excel entfernt die führende Null, so wird beispielsweise aus der Postleitzahl «09127» die falsche Postleitzahl «9127».

Umwandlung ins Textformat nötig

Das lässt sich mit einem Trick verhindern. Die Umstellung des Zahlenformats allein reicht aber nicht, wenn die Adressliste später in Word als Adressquelle für Serienbriefe dienen soll. Denn Word liest die reinen Zahlenwerte (also ohne führende Null) aus. Damit die Kooperation klappt, müssen die Zahlenwerte ins Textformat umgewandelt werden.

Formel zur Umwandlung

Am besten geht das über eine Hilfsspalte: Stehen die Postleitzahlen in Spalte A, lassen sie sich in Spalte B ins Textformat bringen. Hierzu die Formel =TEXT(A1; «00000») anwenden. Auf diese Weise wird die Postleitzahl in Zelle A1 in einen Text mit genau fünf Zeichen umgewandelt.

Quelle: dpa

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